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组织会议需要注意的六个细节

时间:2019-05-20 22:28:59 来源:今日头条

  组织较为大型的会议,肯定是一个“累”字了得。今天不妨说说会议组织中,容易疏漏的六个细节,都是血泪史,小伙伴们千万不要跳坑。

  >>>1.印刷品注意更新版本

  大型会议的一个特点是文字稿、PPT、宣传册、议程比较多(原因:领导要求严格、时间流程总是变化等原因),经常需要反复修改,这时候一定要注意版本保存问题,一定要保证印刷或是打印的是最终版本,避免好不容易改完了一版,结果打印出来的还是老版本。当然,老版本也别丢,退回来的几率也是存在的。

  >>>2.座位安排的讲究

  中国传统:以右为大,成语里有“无出其右”的说法。也就是说,无论领导人数是单数还是双数,2号要坐在1号的左手边。如果情况更为复杂的话,例如有退休领导、客人等,要多征求本单位领导的意见。

  >>>3.音响音响音响

  重要的事情说三遍,音响非常重要,如果在测试中就感觉不合适,最好外租专业的,因为很多会议室的音响要么是为了省钱,要么是质量太差,总是有杂音。无论你的会议准备得多么充分,音响只要不行,开会的质量肯定受影响,还伤害会议准备人员的士气。

  >>>4.照相尽量关投影

  现在的会议流行放PPT,但是一般的会议室无论是投影还是LED,如果有人在它前面合影、颁奖、讲解,照出相片来,人物很容易发黑。这个可以用拍摄技巧来弥补,不过要想比较简单的拍出好照片,特别是大合影,还是尽量将投影关掉吧。如果拍照之前为了看屏幕清楚,室内照明也关了,那在照相时就应该打开,充足的光很重要。如果是发布会性质的,需要给演讲者特写,可以考虑使用闪光灯,但是不要频繁拍,以免影响演讲者和会场氛围。

  >>>5.会前通知很重要

  会前通知很重要,千万不要嫌麻烦。比如,服装要求、签到要求、车辆要求等等,一定要通知到位,否则只要一个环节出差错,很容易造成不愉快。另外,会前5分钟,要通知大家手机调到静音或关闭、是否有休会、从哪个门去洗手间等,避免这些因素影响会议进程。

  >>>6.第一时间宣传

  做了就要说,开大会更要及时宣传。很多会议组织者,总是忙完了会议,就给自己放大假,思想意识也放松了,其实会后宣传可能比会议本身还要重要,所以“行百里者半九十”,宣传的稿子一定要及时写及时发。此外,重要的会议,往往议程、主报告、领导讲话都会提前写出来,所以可以根据这些资料提前写好宣传稿,最后加领导金句和图片即可。

  组织会议是一个综合系统性工程,细节很多。

  偶有建议,希望能够真正帮助到大家。

责任编辑:baizhiying

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